Více o plánování

16. října 2004, ROBERT PAVLINA

Dostal jsem několik otázek (a to veřejně i soukromě) kolem 11. října ohledně plánování, a tak si myslím, že vyjádřit se k tomuto tématu je na pořadu dne.

Plánování je taková dřina. A je to těžké, dodržet plány až do úplného konce. Tak proč to dělat?

Nejlepší rada, kterou mohu dát, je, zkusit oba směry a uvidíte sami. Pravdou je, že by bylo nejlepší, dělat tyto věci po přiměřeně dlouhou dobu, jako je 90 dní. Můžete ale udělat jednoduchý experiment jen na pár dní. Jednoho dne nevytvářejte plán pro svůj den, a prostě uvidíte, co se bude dít – život a práce jako poběží obvykle. Pokud chcete, můžete k této první části použít i včerejšek. Ale noc před druhým dnem si vyčleňte asi 30 minut, abyste si stanovili jasné cíle pro příští den (tři zajímavé cíle je dobré číslo) a naplánujte si podrobnosti těchto cílů a vytvořte tak seznam úkolů. Pak sepište plán pro svůj den – a to nejen váš pracovní den, ale celý den od okamžiku, kdy se probudíte, až do okamžiku, když jdete spát. Usilujte o náročný den a stále myslete na to, co ještě můžete udělat; sami sebe trochu tlačte vpřed, ale jen do přijatelné míry. Přemýšlejte o tom, co byste považovali za absolutně nejlepší využití daného dne a udělejte si toto plánování sami, tiše a bez rozptylování. Potom prožijte tento den podle svého písemného plánu s využitím svých nejlepších schopností.

Teprve potom, co prožijete první a následně druhý den, se můžete rozhodnout, která možnost se vám líbí víc. Na konci každého dne si můžete udělat poznámky o tom, co jste zažili, nebo můžete prostě jít pocitově; možná hodnotit každý den na stupnici od 1 do 10, přemýšlet o tom, kde budete za rok, pokud zažijete 365 dní prvním nebo druhým způsobem. Všimněte si, že zde není předepsaná správná nebo špatná odpověď. Volba závisí na vašich osobních hodnotách.

Co pravděpodobně zažijete u druhé možnosti, jak trávit Váš čas, je to, že věci nejdou úplně podle plánu. To je běžné. Ale i když to asi nejde podle plánu dokonale, jak dobře to dopadlo ve srovnání s první možnosti? Byly výsledky lepší nebo horší? A zabralo vytvoření plánu přibližně 30 minut?

Tedy, pokud takto nechcete udělat celý den, dám Vám kratší verzi. Oddělte dva dvouhodinové bloky času během dne již dnes. Nezáleží na tom, kdy k nim dojde, ale bylo by nejlépe, když to budou časy, kdy je Vaše energetická hladina a možnost přerušení prožitků zhruba stejná. Pokud nezískáte rovnocenné dvouhodinové bloky ve stejný den, pak použijte stejný časový úsek ve dvou různých dnech. Po dobu prvního dvouhodinového bloku dělejte jen to, co byste normálně dělali v takovém časovém období. To je to, co děláte normálně. Tedy, pokud to chcete udělat tak, jako v předchozích dvou hodinách, které jste právě zažili, bylo by to asi rovněž v pořádku. Ale na úvod druhého dvouhodinového bloku použijte prvních 15 minut vytvořením podrobného seznamu se vším, co chcete udělat a stihnout v tomto bloku, a pak naplánujte zbývající čas v poměru 1:45 na rozdrobení po 15minutových přírůstkách. Pak následujte svůj plán. Podívejte se, který časový blok vám líbí více.

Ano, je to těžké udržet plány aktuální, ale plán sám o sobě není tak důležitý jako zvyk plánování. Je to myšlenka použití vize budoucnosti pro zvýraznění svých současných rozhodnutí, která je skutečným klíčem k plánování. Výhoda písemného plánu je to, že umožňuje okamžitě aktualizovat tuto vizi budoucnosti kdykoliv pouhým přečtením.

Jaký je vztah mezi plánováním a vizualizací?

Plánování vidím jako nástroj pro vizualizaci, ne naopak. Plánování umožňuje mentálně vytvořit model vaší budoucnosti. A písemný plán umožňuje, aby byl tento model konzistentní. Každý plán je do určité míry nepřesný, protože opravdu nevíme, jak budoucnost dopadne. A budoucnost je čistě mentální konstrukt – iluze – protože nikdy nebudete existovat v budoucnosti, pouze v přítomnosti. Takže plánování a vizualizace nevytvářejí budoucnost. Jediné, co můžeme udělat, je ovlivnit Vaši přítomnost. Ale pomocí konzistentní a vnitřně shodné vize budoucnosti začínáte přijímat rozhodnutí. Den co den vytváříte hybnou sílu, až nakonec dosáhnete svých cílů.

Nechci teď vytvářet plány a většinou nemám problém s dosahováním svých cílů. Plánování se zdá zbytečné. Tak proč se obtěžovat s tím?

Pokud nemáte nějaké opravdu velké cíle, nepotřebujete plán. Pak ale pravděpodobně prodáváte sami sebe krátce ve svém nastavení cílů. Například, pokud máte práci a stanovíte si za cíl zvýšit své příjmy o 10% v tomto roce, a do značné míry očekáváte, že se tak stane, ačkoli pokračujete ve stejném pracovním tempu, jak jste vždy byli, tak proč byste potřebovali podrobný písemný plán? Prostě byste ho nepotřebovali. Ale to je spíše nemožný cíl, že?

Teď, co když si stanovíte ambiciózní cíl zvýšit své příjmy o 100% v letošním roce? A vidíte, že je to prakticky nemožné, aby se tak stalo pasivně na Vašem současném zaměstnání. Nyní musíte vytáhnout starý mozek z pavučin minulosti a začít myslet. To je situace, kdy musíte přemýšlet o tom, kde chcete být ode dneška za rok, abyste věděli, co je třeba udělat v průběhu následujících 30 nebo 90 dnů. Pravděpodobně to není vůbec jasné, co by mělo být tím prvním krokem. Jsou zde dobré šance, že existuje způsob, jak dosáhnout tohoto cíle, ale cesta dostat se tam není jednoznačná. Tento cíl bude vyžadovat, abyste byli proaktivní a konzistentní ve svých činech; nemůžete jen pasivně směřovat k ambicióznímu cíli, jako je tenhle.

Teď si představte, výše uvedený scénář …. co když po asi 15 hodinách práce, byste mohli vypracovat písemnou podobu jednotlivých kroků, která Vám ukáže přesně to, co je potřeba udělat pro zvýšení svého příjmy o 100% v průběhu příštího roku? Říká Vám to velmi jasně, co je třeba začít dělat tento týden, abyste mohli začít. A plán Vám dává smysl – nebude to snadné, ale je docela zřejmé, že pokud ho budete následovat, pravděpodobně budete dosahovat svého cíle. Vyplatilo by se pak tedy investovat oněch 15 hodin práce?

Na druhou stranu, co se pravděpodobně stane, pokud se pokusíte zvýšit své příjmy o 100% a nemáte plán, jak se tam dostat, ale stále se snažíte udělat co možná nejlepší volby? S největší pravděpodobností budete mít mnohem více váhání a nejistoty ve svém rozhodování, a to pravděpodobně povede k odkládání. Měli byste se pokusit udělat velkou propagaci Vaší firmy? Podívat se po nové práci? Skončit se zaměstnáním a naplno začít svoje vlastní podnikání? Začít budovat podnikání na částečný úvazek při zachování vašeho pracovního dne? Zkusit dělat poradenskou práci bokem? Už se nikdy nebudete cítit nejistí ohledně kterékoli z těchto možností, pokud a dokud si nemalujete sami jasný mentální obraz o tom, kam Vás každá cesta povede.

Nerozhodné myšlení vede k váhavosti v chování. Jasné myšlení Vám usnadňuje, abyste jednali odvážně a důsledně. A opravdu ambiciózní cíle obecně vyžadují výrazné a konzistentní akce.

Takže pokud máte pocit, že nepotřebujete plánovat, je pravděpodobné, že nejste nastaveni na zahájení velmi náročných cílů a pravděpodobně ani moc sami sebe nepřepínáte. A pokud je to tak, jak chcete žít, pak je to naprosto v pořádku. Proč potom ale čtete tento blog? Proč se nechopíte něčeho trochu ambicióznějšího? Dejte si za cíl zdvojnásobit své příjmy do jednoho roku … nebo napsat vlastní knihu a zveřejnit ji … nebo strávit měsíc v zemi, ve které jste ještě nikdy nebyli … nebo přestat kouřit a zhubnout 50 liber … cokoli Vás opravdu inspiruje.

Jedna pěkná věc je, že pro mnoho cílů jsou již předem udělané plány, které Vás tam dostanou. Například, pokud chcete běžet maratón, existují již naplánované šestiměsíční vzdělávací programy, které můžete následovat, takže pokud jste za nimi šli slepě každý den, budete postupně budovat potřebnou úroveň vytrvalosti a budete schopni uběhnout alespoň 26,2 mil v den závodu. To neznamená, že je jednodušší se řídit předem připravenými plány než těmi, které děláte sami od nuly, ale s použitím plánů jiných lidí můžete určitě ušetřit nějaký čas.

Jednou jsem se snažil vytvořit písemných plán, ale moje plány nikdy nevyšly. Takže jsem se tak nějak vzdal celého tohoto konceptu. Je na mě něco špatně?

Není s Vámi nic špatně. Dělat dobře plánování je velmi, velmi obtížné. Je to dovednost, jako každá jiná, která vyžaduje obrovskou trpělivost a učení se skrze trénink. Pokud si sednete a vytvoříte plán a ten nefunguje, pak nepoužívejte tento nezdar jako důvod k obvinění plánování. Raději se domnívejte, že prostě potřebujete i nadále budovat své dovednosti v plánování a / nebo při vykonávání plánů. Být schopen stanovit ambiciózní cíl, vytvořit plán, jak toho dosáhnout, a pak pracovat podle plánu celou cestu k vítězství je dovednost, kterou skutečně zvládnout, může trvat celý život.

Jak vlastně vytváříte plán? Jaké nástroje používáte?

Zkoušel jsem mnoho různých plánovacích nástrojů a nástrojů pro správu života v průběhu let, a mám na některé z nich dost jasný názor. Jsem si jistý, mnoho lidí bude se mnou nesouhlasit, ale to je v pořádku. To je zcela můj osobní názor, který vychází z mé vlastní zkušenosti.

MS Outlook – Kus nesmyslu. Slogan pro tento software by měl být, „Od Golgafrinchanse, pro Golgafrinchanse.“ Vím, že někteří lidé mají rádi tento software. Já však nejsem jedním z nich. Největším problémem Outlook je jeho nepružnost. Nevíte jak dál s použitím konkrétního paradigmatu pro plánování a rozvrhování. Jsem prostě příliš velký levák na to, abych trpěl tento program déle než jeden týden. A pokud nevíte, co je to Golgafrinchan, pak jsem smutný, že to musím říci, ale pravděpodobně jste jím i Vy.

Franklin Planner – Kus nesmyslu, a to jak v papírové i softwarové verze. Opět platí, že problémem je nepružnost. Musíte si ho koupit v modelu Franklin reality. To je velký vzor pro některé projekty, ale mizerný model pro ostatní.

OPA Life Planner – naprostý nesmysl. Tento software je založen na plánovacím modelu Tonyho Robbinse „Výsledek-Smysl-Akce“ (OPA – outcome – purpose – action), později přejmenovaném na Rapid Planning Methods (RPM). Paradigma postrádá flexibilitu a software je jedním slovem amatérský.

Palm nebo jiné PDA – Golgafrinchanské nebe. I když se tato technologie hodně zlepšila, od té doby, co jsem si poprvé před několika lety koupil Palm IIIxe (který nyní leží ve skříni), většina z ručního organizačního softwaru je sotva stojí za zmínku. Maličké obrazovky, nepružnost a únavné rozhraní (pero a papír je často rychlejší), to dělají celkově neuspokojivou volbou. Dávám přednost myšlení mimo krabici, a tento software je velmi malá krabička.

Pero a papír – Jeden z mých nejoblíbenějších po všechen čas. Je to levné, rozumně rychlé, snadno dostupné a neuvěřitelně flexibilní. Zkuste kreslení myšlenkové mapy na PDA, nebo se podívejte na svůj rozvrh, seznam úkolů a čtvrtletní plán současně na jeho malé obrazovce. Můžete rozložit více listů papíru a rychle se přesouvat z jedné stránky na druhou – máte tak masivní plochu. Software se snažil kopírovat flexibilitu papíru, ale papír je stále lepší a rychlejší pro některé věci. Samozřejmě hlavní nevýhodou papíru je, že je únavné ho upravovat a aktualizovat a jsem si jistý, že přijdete ještě na jiné problémy v souvislosti s papírem.

Normální textový editor – Není špatný. Není to zas až tak flexibilní jako papír, ale ještě mnohem flexibilnější než specializované plánovací nástroje. Můžete použít libovolné plánovací paradigma, které chcete, a můžete přepínat paradigmata, aniž byste museli přepínat software. Můžete použít různé vzory pro různé části svého plánu – shora dolů, zdola nahoru – je to vaše volba.

Action Outline – To je můj všeobecně nejoblíbenější typ softwaru, který mohu použít pro plánování na vysoké úrovni. Používám ho každý den. Na povrchu to opravdu nevypadá jako nástroj na plánování. Program funguje jako kombinace Průzkumníku Windows a MS-Word. Na levé straně obrazovky máte rozšiřitelnou adresářovou strukturu. Na pravé straně obrazovky máte běžné okno pro editaci textu. Takže to, co Vám tento program umožní udělat, je vytvořit části textu (cokoliv, co chcete) a uspořádat ho do hierarchické struktury. Pak můžete rozbalit nebo sbalit jednotlivé části této struktury podle toho, jak si budete přát, ať už při pohledu na své celkové plány z ptačí perspektivy nebo vrtání do všech podrobností o daném úseku. Co se mi líbí nejvíce na tomto programu je, že se stará o správu hierarchické struktury pro vás, ale nenutí Vám používat žádný konkrétní plánovací paradigmat. Dal by se použít jen jako textový editor a zadali byste si celý svůj plán do jednoho souboru. Nebo byste mohli vytvořit celý plán ve formě skládací osnovy a dokonce i bez použití textového editoru. Nebo můžete použít kombinaci obou. Tak jak jsem vyzkoušel různé metody plánování, zjišťuji, že tento software se může vždy přizpůsobit. Použil jsem ho jedním způsobem, abych vytvořil 90-ti denní plán pro můj život, jiným způsobem, abych nastínil knihu, a ještě jiným způsobem, abych napsal řeč. A ze všeho nejvíc, ​​program je velmi rychlý a je to velmi rychlé přejít z jedné části plánu do druhého. Doporučuji stáhnout bezplatnou zkušební verzi, abyste zjistili, jestli se vám líbí a existují i ​​jiné programy na internetu, ale tento je můj osobní favorit.

Jaké si tvoříte osobní dokumenty, abyste řídili svůj čas? A jak je používáte?

Kalendář – Za prvé mám roční kalendář, jednu stránku za měsíc. Kupuji si jeden na Office Depot každoročně za $ 5-10. Papírový kalendář funguje dobře, protože můj rozvrh není naplněn předem naplánovanými schůzkami, takže velmi málo práce je třeba udělat v jeden konkrétní den a v konkrétní čas. Kdybych měl hodně časově omezených událostí, asi bych používal něco sofistikovanějšího. Nepoužívám tento kalendář pro plánování svého dne;  je používán pouze pro záznam věcí, které se musí stát v konkrétní den. Například tento nadcházející týden vidím, že mám ve středu schůzku s Toastmasters, setkání se svým finančním poradcem ve čtvrtek a soutěž projevu v sobotu. To jsou mé schůzky na týden.

Seznam hodnot a poslání – Trvám na seznamu svých hodnot, jak je vidět v dolní části stránky na těchto stránkách, spolu se svým osobním posláním. Kdykoliv mám dělat opravdu velká dlouhodobá rozhodnutí, řeším je, abych tato rozhodnutí učinil. Oba jsou uchovávány v Action Outline, takže si je můžu kdykoli zobrazit s použitím klávesové zkratky.

Seznam cílů – Toto je seznam všech mých dlouhodobých cílů (vše od 90 dní déle). Dosažení některých z nich mi bude trvat nejméně deset let. Tyto cíle jsou řazeny do kategorií (fyzické, sociální, kariéra, finanční, atd.) Tento seznam je také uchováván v Action Outline. Dívám se na tento seznam alespoň jednou týdně a aktualizuji ho každé 1-2 týdny.

Seznam projektů – Toto je seznam všech projektů, co mám, vedených v Action Outline. Abych si vytvořil tento seznam rozdělil jsem své velké cíle do jednotlivých projektů, které mohou být měřeny a dosaženy. Například, jestliže jeden cíl je vydělat určité množství peněz, pak by projekt definoval, co mám dělat, aby je skutečně vydělal. Tyto projekty jsou řazeny v tomto pořadí a já často přidávat poznámky pod každý název projektu, abych prodiskutoval několik nápadů pro každý z nich. Takže když ze své mysli vymaním smutek a neperspektivní projekty, mohu psát tyto myšlenky rychle a vrátit se do práce na svém aktuálním projektu.

90-denní plán – To je můj plán toho, co musím udělat v průběhu příštích 90 dnů, jak je popsáno v předchozím odstavci o plánování, rovněž jsem se o tom zmínil v Action Outline. Každý den aktualizuji tento seznam. A jednou za čtvrt roku ho úplně přepíšu.

30-ti denní cíle a záměry – Tento dokument obsahuje mé krátkodobé cíle a plány na to, co mám v úmyslu dělat v průběhu příštích 30 dnů, vedených v Action Outline. Kontroluji ho a aktualizuji alespoň jednou týdně. Účelem tohoto dokumentu je, abych vzal prvních 30 dnů z mého 90-ti denní plánu a rozdrobil je na menší části. Je tu spousta opakované práce a přepracovávání mezi tímto souborem v .doc a 90-ti denním plánem.

30-denní rozvrh – Nyní beru své 30-denní cíle a plány a rozmělňuji je týden po týdnu a den za dnem. I když trvám na 30-ti denní harmonogram, skutečně plánuji 1-2 týdny. Tady tedy beru své 30-denní cíle a rozdrobuji je ještě jemněji do individuálních kroků. Pak se rozhoduji, ve který den dokončím jednotlivé činnosti. Pro tuto část nepoužívám kalendář. Jen používám seznam dnů v řádcích v Action online, takže je to opravdu rychlé a snadno to lze upravovat (klepnout a přetáhnout úkoly kolem), a vidím, co jsem naplánoval na několik dní dopředu. Také si poznamenávám události z mého kalendáře a vkládám je do jednotlivých dní svého 30-ti denního rozvrhu. Považuji tuto metodu plánování za nejúčinnější, jakou jsem zatím zkusil. I toto je vytvořeno v Action Outline, takže si kdykoli můžu zobrazit svůj rozvrh stisknutím tlačítka a přidat či odebrat položky kdykoliv budu chtít. Kalendář je hlavně pro dlouhodobé plánování nad rámec 30 dnů. Na krátkodobé plánování kalendář nepotřebuji. Tento plán zahrnuje jen zadávání úkolů na jednotlivé dny. Není to možné více rozmělnit, než tak, jak to je. Aktualizuji tento doc. dokument každý den.

Denní seznam úkolů a harmonogramu – Na konci každého dne se dívám na seznam úkolů z předchozího dne, abych věděl, co mám dělat v den nadcházející. Pak si do svého pracovního deníku, udělám seznam, který obsahuje všechny povinnosti spojené s cíly, které musím další den udělat, a také přidám několik spontánních úkolů, které mohou přijít v posledních 24 hodinách, jako opakující se telefonáty. Tento seznam zahrnuje osobní i obchodní úkoly, jakož i všechny schůzky. Poté, co vytvořím svůj seznam úkolů na příští den, mohu vytvořit svůj rozvrh hodinu po hodině pro daný den. Rád pracuji v blocích po 2 hodinách. Znamená to, že v podstatě svůj den rozdělím do několika bloků s krátkými přestávkami a pauzou na jídlo, a pak zadávám úkoly z mého seznamu konkrétní části. Teď vidím, co zítřek bude vypadat a jak to dopadne. Obvykle trvá 10-15 minut vytvořit svůj seznamu a následný plán pro další den. A ve stejnou dobu, budu často upravovat můj 30-ti denní plán. Je vzácné, když určitý den, jde přesně podle plánu – to se stane jen asi ve 20% celkového času. Obvykle udělám více nebo méně, než jsem měl v plánu. Ale to je v pořádku. I přesto udělám více práce s plánem, než bez něj.

Přijaté – Jedná se o plastový zásobník na vrcholu svého stolu. Jakýkoli kus papíru, který přichází do mé kanceláře musí nejprve přejít do schránky PŘIJATÉ, včetně pošty, vizitek, poznámek z konferencí apod. Jednou za několik dní, roztřídím všechny informace, které jsou ve schránce PŘIJATÉ do mého systému, převedu je do cílů, projektů, akcí, nebo si jen poznamenám, že přišly. Jak píši, moje schránka PŘIJATÉ obsahuje položky úkolů z mého posledního setkání Toastmasters, poznámky z 3-hodinové přednášky mikrobiologie a zdraví, které jsem se zúčastnil ve čtvrtek a obchodním článkem, který si chci skenovat pro další nápady.

K odeslání – toto je plastový zásobník pod mým zásobníkem PŘIJATÉ. Je to pro cokoliv, co potřebuje opustit moji kancelář, jako je pošta k odeslání. To je většinu času prázdné.

Kartotéka – Zásuvka formátu A4, která je v dosahu mých paží, takže ji používám pro ukládání všeho, co bych si možná chtěl ponechat pro další užití. Položky, které vstupují do mé kanceláře přes schránku PŘIJATÉ, obvykle skončí tady nebo v koši nebo ve schránce K ODESLÁNÍ.

Doufejme, že jednotlivé výše uvedené položky vám dají dobrou představu o tom, jak řídím svůj čas. Líbí se mi tento konkrétní systém a zjišťuji, že pro mě funguje velmi hladce a stále se ho snažím vyvíjet. Vzhledem k tomu, většina informací je uložena v Action Outline, mohu si vyvolat tyto dokumenty s pomocí klávesové zkratky a neztrácím tak čas načítáním programu, protože vždy běží v systémové liště se veškerý text je připraven pro prohlížení za všech okolností a děje se tak mnohem rychleji než pomocí textového procesoru. Navíc mohu přepínat mezi těmito různými dokumenty pomocí jediného kliknutí myší. Asi tucet krát denně použiji Action Online.

Foto zdroj: Pixabay.com, autor WerbeFabrik, CC0 Public Domain, volné pro komerční použití

Your email address will not be published. Required fields are marked *

*

50% hotovo

Dokončete stahování: Vložte níže váš e-mail a klikněte na tlačítko pro stažení.

Stáhněte si teď ZDARMA audionahrávku

Ochrana údajů